# Email приглашения с файлом календаря ## 1. Введение Отправка писем с приглашением на встречу с файлом календаря — способ автоматической отправки приглашений участникам встреч с прикрепленным ICS-файлом. К письму автоматически прикрепляется ICS-файл, который позволяет участникам одним кликом добавить встречу в свой календарь (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar и др.).

## 2. Принципы работы Приглашения отправляются с использованием специального каталога, в записях которого фиксируются участники встречи, время проведения, место и описание мероприятия. При создании записи в каталоге «Встречи» срабатывает сценарий по формированию календарного приглашения и отправке сообщения всем указанным участникам. Система автоматически генерирует ICS-файл с данными встречи и отправляет персональные приглашения на почтовые адреса участников. Каталог позволяет удобно планировать встречи путем создания новых записей и следить за историей.

## 3. Реализация ### 3.1. Настройка структуры каталога «Встречи» Создайте каталог «Встречи», данный каталог будет содержать информацию о всех запланированных встречах. Создание записи в каталоге инициирует отправку приглашений участникам встречи. Настройка полей представлена ниже:

**Создано** (Дата)\ Описание: содержит информацию о дате создания записи встречи.\ Настройки: Дата с временем, по умолчанию текущая дата.\ id: createdAt **Название встречи** (Текст)\ Описание: Название/тема встречи.\ id: title **Дата начала** (Дата)\ Описание: Дата и время начала встречи.\ Настройки: Дата с временем, обязательное поле.\ id: startDate **Дата окончания** (Дата)\ Описание: Дата и время окончания встречи.\ Настройки: Дата с временем, обязательное поле.\ id: endDate **Место проведения** (Текст)\ Описание: Место проведения встречи (адрес, переговорная, ссылка на видеоконференцию).\ id: location **Описание** (Многострочный текст)\ Описание: Подробное описание встречи, повестка дня.\ id: description **Участники** (Сотрудник)\ Описание: Сотрудники, которые должны участвовать во встрече.\ Настройки: Множественный выбор, обязательное поле.\ id: participants **Важно**. В технических свойствах ID полей должно быть задано согласно скриншоту выше. #### 3.3. Настройка автоматизации **3.3.1. Создание записи сценария** Создайте новую запись в системном каталоге «Сценарии». В поле «Сценарий» прикрепите следующий файл: {% file src="" %}

**3.3.2. Создание записи события** Перейдите в системный каталог «События» (обычно он находится в отделе Управление) и создайте новую запись. Заполните запись следующим образом:

**Событие:** Уведомление о создании записи\ **Каталог:** Встречи В поле «Выполнить» в качестве сценария выберите созданный на предыдущем шаге сценарий. **3.3.3. Настройка файла сценария** Сценарий для отправки календарных приглашений выглядит следующим образом:

В загруженном сценарии нет необходимости редактировать компоненты, если вы задали ID-полей также как в пункте 3.1 при создании каталога "Встречи". **Компонент «Генерация ICS-файла».** В этом компоненте автоматически формируется содержимое календарного файла на основе данных встречи. **Компонент «Получение почты сотрудника».** Компонент в цикле получает список всех участников встречи из поля «Участники» и их контактную информацию для рассылки приглашений. **Компонент «Отправка почты».** Адрес сервера и Порт: укажите действующий логин и пароль почтового ящика в кавычках.\ В некоторых случаях вместо основного пароля используется **пароль приложения** (например в Яндекс.Почте), который необходимо сгенерировать в настройках безопасности почтового сервиса. Дополнительно можете ознакомиться с настройками параметров подключения к почтовым сервисам по следующей ссылке, раздел параметры подключения к популярным сервисам. {% embed url="" %} ## 4. Тестирование #### 4.1. Создание тестовой встречи Создайте запись в каталоге «Встречи». Заполните все обязательные поля: название встречи, дату и время начала и окончания, выберите участников из каталога сотрудников. Пример заполнения представлен ниже:

После заполнения всех необходимых полей сохраните запись. #### 4.2. Проверка результата После сохранения записи автоматически срабатывает сценарий отправки календарных приглашений. При успешной отправке всем участникам встречи будет отправлено персональное письмо с календарным приглашением.