Импорт записей

Заполнение каталога Бипиума записями из Excel-таблицы.

Импорт из Excel

В каталоги Бипиума можно импортировать записи из файла Microsoft Excel (.xlsx).

Бипиум создает новые записи в каталоге соотнося наименование столбца в Excel-таблице (первую заполненную ячейку в столбце) с наименованием поля каталога. Если наименования совпадают, то Бипиум автоматически заполнит значения полей создаваемых записей значениями ячеек столбца Excel.

Если вы хотите изменить правило соотношения полей каталога со столбцами из Excel, вы можете вручную соотнести поле со столбцом:

Типы импортируемых значений

Кроме импортирования текстовых и числовых значений, можно также импортировать значения других полей, например поля типа «Статус», Связанный каталог» и других. В этом случае поиск нужного значения будет произведен по полному совпадению его наименования и ячейки из столбца Excel.

Если наименования не совпадают, то система не сможет автоматически соотнести значение поля с ячейкой столбца Excel-таблицы. В этом случае вы можете самостоятельно выбрать доступное значение поля для импортируемой записи.

Например, в должности «Директор» в Excel-таблице произошла опечатка:

Можно самостоятельно выбрать правильное значение:

Пример импорта записей

В каталоге «Лица» есть следующий набор полей:

Записи в связанном каталоге «Предприятия (1)»:

Записи в каталоге «Сотрудники»:

Excel-файл для импорта в каталог «Лица»:

Результат импортирования:

Право импортировать записи

Импортировать записи могут сотрудники с привилегией «Экспортировать записи» и выше. Подробнее в статье «Привилегии».

Другие методы импорта записей

В случаях, когда функционала стандартного импорта недостаточно, например, когда нужно импортировать только определенные записи по критерию или актуализировать существующие в Бипиуме записи, используйте сценарий автоматизации. Пошаговая инструкция импорта данных из Excel.

Импорт из Excel с использованием сценария

Выбор каталога и файла для импорта

Чтобы импортировать данные перейдите в каталог, в который хотите импортировать данные и нажмите «Импорт из Excel».

Следующий шаг: Выберите импортируемый объект. По умолчанию пользователю доступен импорт только из .xlsx файлов.

Настройка параметров импорта

После выбора импортируемого объекта перед вами появится таблица с «сырыми» данными. Они будут конвертированы в формат Бипиума, исходя из правил, задаваемых в заголовке каждого столбца.

Правила задаются при помощи прямого соответствия это значит, что: Название столбца в excel — Название поля в структуре каталоге

На выбор доступны все поля структуры каталога + служебное значение - «Не импортировать».

Каждая строка таблицы может находиться в различных состояниях. Каждому состоянию соответствует свое значение служебного поля «Статус строки»:

Значение поля	Состояние строки
Определено	Каждая ячейка строки удовлетворяет условиям корректности введенных данных (Строка без ошибок)
Ошибка определения	Хотя бы одна ячейка строки не удовлетворяет условиям корректности введенных данных (Строка с ошибкой)
Импортировано	Строка импортирована
Ошибка импорта	Строку не удалось импортировать
Не импортировать	Строка исключена из списка импортируемых строк
Обработка	Данные конвертируются

Помимо индикации состояния строк, можно визуально определить в каких именно ячейках допущена ошибка, текст в таких ячейках красный. (При ошибке, текст в ячейке красный).

Cтроки таблицы, кроме обладающих статусом «Импортировано» и «Не импортировать», «Обработка» можно редактировать. Но есть особенности:

• Когда вы исправите ошибку, текущие изменения будут применены ко всем ячейкам столбца. Исключение — пустые ячейки.

• При изменении корректно определенной ячейки, изменения будут применены только к изменяемой ячейке.

После установки правил импортирования данных, нажмите на кнопку «Импортировать» в правом нижнем углу.

Что еще можно делать с данными

Импорт можно остановить. Для этого в системе есть кнопка «Пауза».

В правом нижнем углу указывается примерное время выполнения импорта.

Импорт также сопровождается индикационным статус баром. Полоска зеленого цвета показывает какие записи успешно имортированы, красная полоска показывает, что в процессе импорта есть ошибка.

Внизу каждого столбца указан процент успешно определенных ячеек.

Данные в таблице можно отфильтровать по статусу строк или по содержащимся в них данным.