Импорт записей

Импорт позволяет загрузить записи в каталог из файла Excel. Удобен для первоначального заполнения каталога данными или переноса информации из другой системы.

Пункт «Импорт из Excel» в выпадающем меню рядом с кнопкой «Создать»

Как подготовить файл

Бипиум принимает файлы формата .xlsx. Требования к структуре файла:

• Первая заполненная ячейка в каждом столбце — заголовок. Он должен совпадать с названием поля каталога — тогда Бипиум сопоставит их автоматически.

• Каждая следующая строка — одна запись.

• Столбцы, которые не нужно импортировать, можно исключить на этапе настройки.

Пример Excel-файла — заголовки в первой строке, данные в строках ниже

Импортируем из Excel

Шаг 1 — Выбор файла

Откройте нужный каталог, нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Создать» и выберите «Импорт из Excel». В открывшемся окне выберите файл с компьютера.

Окно выбора файла для импорта

Шаг 2 — Настройка сопоставления

После загрузки файла Бипиум покажет таблицу с данными из Excel. Над каждым столбцом — заголовок с выпадающим списком, где можно выбрать поле каталога, в которое будут загружены данные этого столбца.

Таблица с данными — над каждым столбцом выпадающий список с полями каталога

Если название столбца в Excel совпадает с названием поля в каталоге — Бипиум сопоставит их автоматически. Если нет — выберите поле вручную из списка. Столбцы которые не нужно импортировать — выберите значение «Не импортировать».

Выбор поля каталога вручную из выпадающего списка

Шаг 3 — Проверка и исправление ошибок

Каждая строка таблицы имеет статус, который показывает можно ли её импортировать:

Ячейки с ошибками выделены красным текстом. Большинство строк можно исправить прямо в таблице — кликните на ячейку и введите правильное значение или выберите из списка.

Строка с ошибкой — красный текст в ячейке с некорректным значением

Исправление ошибки — выбор правильного значения из выпадающего списка

В нижней части каждого столбца отображается процент успешно определённых ячеек — удобно чтобы оценить качество данных перед импортом.

Таблицу можно отфильтровать по статусу строк или по данным в ячейках — например, показать только строки с ошибками и исправить их все подряд.

Фильтр по статусу строк

Шаг 4 — Запуск импорта

Когда данные проверены, нажмите кнопку «Импортировать» в левом нижнем углу. Бипиум начнёт создавать записи — прогресс отображается цветной полосой: зелёный цвет показывает успешно импортированные строки, красный — строки с ошибками.

Прогресс импорта — цветная полоса и примерное время выполнения

Импорт можно поставить на паузу кнопкой «Пауза» — уже созданные записи останутся, оставшиеся будут ожидать возобновления.

Совпадение значений при импорте

Для полей типа «Статус», «Сотрудник», «Связанный каталог» Бипиум ищет значение по точному совпадению названия. Если в файле «Директор», а в Бипиуме «Директор» — сопоставится автоматически. Если в файле опечатка, например «Диреткор» — Бипиум не найдёт совпадение и покажет ошибку. В этом случае можно вручную выбрать правильное значение прямо в таблице.

Права на импорт

Импортировать записи могут сотрудники с привилегией «Создавать записи» и выше. Если у сотрудника нет доступа к просмотру записей каталога, но есть право создавать — импорт всё равно будет доступен.

Когда стандартного импорта недостаточно

Стандартный импорт только создаёт новые записи — он не обновляет существующие и не позволяет фильтровать строки по условию. Если нужно обновить существующие данные или выполнить более сложную загрузку — используйте сценарий автоматизации с компонентом работы с Excel. Подробную инструкцию как это сделать вы можете увидеть на нашем форуме.