Генерация счет-фактуры

1. Введение

В Бипиуме вы можете автоматически генерировать счет-фактуры согласно заданному шаблону. Автоматическая генерация избавляет от ручной работы и снижает вероятность возникновения опечаток.

2. Принцип работы

При нажатии на кнопку «Сгенерировать» в каталоге «Заявки» запускается сценарий генерации счет-фактуры. Сценарий собирает данные о покупателе и выбранных позициях и генерирует счет-фактуры из заданного шаблона.

3. Реализация

3.1. Настройка структуры данных

Каталог «Клиенты»

Создайте каталог «Клиенты». В этом каталоге будут собраны все клиенты, с которыми вы взаимодействуете. Заполните каталог следующим образом:

• Наименование (текст). Описание: Наименование покупателя, например ФИО. Настройки: Обязательное поле.

• ИНН (текст по маске). Описание: ИНН клиента в формате 12 цифр. Настройки: Обязательное поле, маска ввода — 111111111111.

• КПП (текст по маске). Описание: КПП клиента в формате 9 цифр. Настройки: Обязательное поле, маска ввода - 111111111.

• Адрес (Адрес). Описание: Адрес клиента. Настройки: Обязательное поле, введите в поле токен сервиса «dadata.ru».

Каталог «Типы товаров»

Создайте каталог «Типы товаров». В этом каталоге будут собраны все ваши товары. Заполните каталог следующим образом:

• Наименование (текст). Описание: Наименование товара. Настройки: Обязательное поле.

• Цена (число). Описание: Цену товара за его единицу. Настройки: Обязательное поле.

• Единица измерения (текст). Описание: Единица измерения товара (например, шт., кг., л. и так далее). Настройки: Обязательное поле.

Каталог «Позиции»

Создайте каталог «Позиции». Это связующий каталог, содержащий покупателя, товар и количество товара. Заполните каталог следующим образом:

• Наименование (текст). Описание: Наименование позиции для быстрого поиска.

• Покупатель (связанный каталог). Описание: Клиент, оформляющий позицию. Настройки: Связь с каталогом «Клиенты», обязательное поле.

• Товар (связанный каталог). Описание: Товар в позиции. Настройки: Связь с каталогом «Товары», обязательное поле.

• Количество (число). Описание: Количество товара в позиции. Настройки: Обязательное поле.

Каталог «Заявки»

Создайте каталог «Заявки». В этом каталоге собраны позиции покупателя. Заполните каталог следующим образом:

• Покупатель (связанный каталог). Описание: Клиент, оформляющий заявку. Настройки: Обязательное поле.

• Позиции (связанный каталог). Описание: Позиции заявки. Настройки: Обязательное поле, «Можно связывать несколько записей».

• Ответственный (сотрудник). Описание: Ответственный за заявку сотрудник. Настройки: «По умолчанию: текущий сотрудник».

• Сгенерировать счет-фактуры (статус). Описание: Запускает сценарий генерации счет-фактуры. Настройки: Добавьте одно значение и назовите его «Сгенерировать».

• Счет-фактура (файл). Описание: Сгенерированный .docx-документ счет-фактуры. Настройки: «Редактируемое только через API».

Каталог «Типы отчетов»

Создайте каталог «Типы отчетов». В этом каталоге будут собраны шаблоны отчетов. Заполните его следующим образом:

• Наименование (текст). Описание: Хранит наименование отчета.

• Шаблон отчета (файл). Описание: Хранит шаблон отчета, для подстановки в него данных по отчету.

Формирование шаблона счет-фактуры

Вы можете сформировать свой шаблон счет-фактуры в формате .docx или загрузить готовый файл шаблона. Готовый шаблон выглядит следующим образом:

Встраиваемые в отчет значения записываются в обрамляющих фигурных скобках, например {{value}}. После обработки сценария на место {{value}} будет записана сценарная переменная с тем же именем.

Описание сценарных переменных в шаблоне

• {{data.date}} — дата формирования счета-фактуры. По умолчанию: текущая дата.

• {{data.buyInfo.address}} — адрес покупателя из каталога «Клиенты».{{data.buyInfo.address}} - адрес покупателя из каталога «Клиенты».

• {{data.buyInfo.inn}} — ИНН покупателя из каталога «Клиенты».{{data.buyInfo.inn}} — ИНН покупателя из каталога «Клиенты».

• {{data.buyInfo.kpp}} — КПП покупателя из каталога «Клиенты».

• {{data.orders.name}} — наименование товара из каталога «Типы товаров».

• {{data.orders.col}} — количество товара из каталога «Позиции».

• {{data.orders.price}} — цена за единицу товара из каталога «Типы товаров».

• {{data.orders.priceTotal}} — полная стоимость за все количество товаров. Считается по формуле: цена за единицу товара * количество товара.

• {{data.orders.nalog}} — налоговая ставка на единицу товара, задается в коде. По умолчанию: 20.

• {{data.orders.priceWithNalog}} — цена за единицу товара с учетом налоговой ставки. Считается по формуле: цена за товар * ((100 + налоговая ставка) / 100).

• {{data.orders.priceTotalWithNalog}} — полная стоимость за все количество товаров с учетом налоговой ставки. Считается по формуле: цена за единицу товара с учетом налоговой ставки * количество товара.

• {{data.ordersTotal}} — сумма по всем полным стоимостям всех товаров.

• {{data.nalogsTotal}} — сумма по всем ценам за единицу товара с учетом налоговой ставки.

• {{data.ordersTotalWithNalog}} — сумма по всем полным стоимостям товара с учетом налоговой ставки.

• {{data.responsible}} — ответственное за заявку лицо из каталога «Заявки».

Создание записи в каталоге «Типы отчетов»

Создайте запись в каталоге «Типы отчетов» и прикрепите к ней шаблон счет-фактуры:

3.2. Настройка автоматизации

Создание и настройка события

В системном каталоге «События» создайте новую запись и заполните её следующим образом:

В поле «Отслеживать поля» впишите ID поля «Сгенерировать счет-фактуру» из каталога «Заявки».

Сценарий генерации счет-фактруы

Создайте сценарий в каталоге «Сценарии». Сценарий предназначен для генерации отчета счет-фактуры. При создании записи сценария прикрепите к нему следующий файл, нажав на кнопку «Загрузить…»:

Прикрепите сценарий к записи ранее созданного события.

Настройка сценария

Откройте файл сценария в поле «Сценарий» и отредактируйте следующие компоненты, согласно комментариям внутри них:

• Условная стрелка к компоненту «Не заполнены необходимые поля». Замените следующие API ID, указанные в одинарных кавычках стрелки: 20 - API ID поля «Покупатель» в каталоге «Заявки». 21 - API ID поля «Позиции» в каталоге «Заявки».

• Компонент «Получение данных покупателя».

• Компонент «Получение всех заказчиков».

• Компонент «Собрать нужные данные в jsonы & i по заказам».

• Компонент «Получить запись заказа».

• Компонент «Пуш заказа в массив отформатированных заказов».

• Компонент «Все в data».

• Компонент «Генерация счета-фактуры».

Компоненты сценария, в которые нужно внести изменения:

4. Тестирование

Создайте запись в каталоге «Клиенты». Пример заполнения:

Каталог «Типы товаров»

Создайте одну или несколько записей в каталоге «Типы товаров». Пример заполнения:

Каталог «Позиции»

Создайте одну или несколько записей в каталоге «Позиции». Пример заполнения:

Каталог «Заявки»

Создайте запись в каталоге «Заявки». Пример заполнения:

Примечание: Поле «Счет-фактура» нередактируемое и заполняется сгенерированным файлом счет-фактуры.

5. Генерация счет-фактуры

После создания всех записей в каталогах, перейдите в заполненную запись каталога «Заявки» и нажмите на статус-кнопку «Сгенерировать». После окончания процесса генерации, сохраните запись и откройте сгенерированный файл отчета. Пример данных в сгенерированном .docx файле: